Recordatorios

Cuándo se envían y por qué

Desde que creas tu cuenta los recordatorios salen solos, sin que configures nada. Lo que decides en Ajustes es la hora a la que salen y si salen o no en fin de semana.

Cómo se eligen las fechas

No las eliges tú: Cobbi las calcula para cada cobro. Son ocho recordatorios, y quedan repartidos en el plazo de esa factura:

• uno el día que creas el cobro, para que tu cliente sepa desde el principio qué debe y cuándo
• tres repartidos en el plazo, uno en cada cuarto. Una factura a 60 días recibe uno a los quince días, otro al mes y otro a los cuarenta y cinco
• uno el día que vence
• tres después, uno por semana

Si el plazo es corto y no caben los tres del medio, esos avisos no se pierden: se corren para después. Un cobro que vence en tres días recibe los mismos ocho que uno que vence en dos meses.

Los del medio son los que evitan la sorpresa. Una factura a 60 días se olvida, y el cliente que la recuerda a tiempo la mete en su próxima corrida de pagos en vez de enterarse el día que vence.

Si te pagan, los que faltan no salen.

Una cuota de un plan lleva dos: el día que vence y una semana después. Un plan de seis cuotas con ocho recordatorios cada una serían cuarenta y ocho mensajes al mismo cliente.

Todos salen a las 9 de la mañana, hora de tu negocio, y ninguno sale en fin de semana, salvo que cambies esos dos valores en Ajustes.

Las fechas exactas de cada cobro las ves en su ficha.

Si quieres mandar uno ahora mismo

No tienes que esperar a la fecha. En Hoy y en la ficha de cada cobro hay un botón Escribir ahora que manda el recordatorio en el momento. Antes de confirmar te muestra el texto exacto que va a salir, a qué número, y cuántos mensajes lleva ese cobro.

No se suma al plan: adelanta el siguiente en vez de sumarse. Si ese cobro tenía un recordatorio programado, sale este en su lugar y el programado queda saltado, con el motivo a la vista en el historial del cobro. Así el total de mensajes que tu cliente va a recibir no cambia.

Si lo tocas de noche o en fin de semana, no se manda a esa hora: el botón te dice cuándo sale y lo deja programado para tu próximo horario de envío. Y si en ese momento no se puede (tu cliente pidió la baja, el cobro está pausado, no tiene celular), la hoja te dice el motivo en vez de mandar algo que no iba a llegar.

Cuándo dejamos de escribir

Cuando salen los ocho. Ahí se cierra el canal, y lo ves en la ficha del cobro con el motivo.

La deuda sigue viva y en tu cartera. Lo que se termina es que Cobbi le escriba: de ahí en más te toca a ti, por teléfono o por tu WhatsApp.

También paramos antes, y sin cerrar nada, si ningún mensaje de ese cobro llegó nunca al teléfono: ese número está mal o ya bloqueó, y seguir escribiéndole solo deteriora tu número para todos tus demás clientes. Cada recordatorio que se salta por eso queda con su motivo a la vista, y si el teléfono vuelve a recibir, los que quedan salen normal.

Si un recordatorio puntual no salió, la razón exacta está en por qué no se envió un recordatorio.

Cambiar la hora de envío

Todo lo que decide cuándo y cómo sale un recordatorio vive en Ajustes, pestaña Recordatorios. Cambia algo y la cola pendiente se rehace sola con el valor nuevo: nunca queda una mitad de los envíos con la regla vieja y la otra mitad con la nueva.

Las fechas no se eligen, lo demás sí

Las fechas las calcula Cobbi para cada cobro según cuánto le falte para vencer, y las ves en la ficha de ese cobro. Lo que decides tú es cómo salen:

1. La hora de envío. Es la hora de tu negocio, y manda para todos los recordatorios del día.
2. El tope de mensajes por cliente por semana, para que dos cobros del mismo cliente no le caigan encima el mismo día.
3. Si se envía en fin de semana. Apagado, lo del sábado y el domingo pasa al lunes.
4. Si la factura viaja adjunta, solo en el primer recordatorio de cada cobro.

Arriba de todo está el interruptor general: apagado, no le escribimos a nadie.

Guarda y listo. La pantalla confirma sin decir un número: lo que ya estaba enviado no se toca, y lo pendiente queda agendado con la regla nueva.

La zona horaria es aparte, y sí dice el número

La zona horaria de tu negocio se cambia en Ajustes, pestaña Tu negocio, no en Recordatorios, porque es un dato de la empresa, no de la regla de recordatorios. Cambiarla también rehace la cola pendiente, y ahí la pantalla sí te dice exactamente cuántos envíos movió a la hora nueva. Ese número es la respuesta a la duda que trae a soporte: si el cambio alcanzó a los cobros que ya existían o solo a los que se crean de ahora en adelante. Alcanza a todos los pendientes; lo ya enviado queda como historia.

Lo que no cambia

Ni la hora ni la zona tocan el saldo de un cobro ni agregan un cargo por la demora: eso es una decisión que el producto no toma. Tampoco se ofrece un plan de cuotas dentro de un recordatorio: eso solo se conversa si el cliente lo pide, ya respondiendo el mensaje.

Pausar un cobro

A veces sabes algo que Cobbi no: el cliente está de viaje, hay una nota de crédito en camino, ya hablaron por fuera de WhatsApp. Pausar detiene los recordatorios sin anular el cobro: el saldo, el vencimiento y el estado siguen intactos.

Hazlo en dos pasos

1. Abre el cobro y toca Pausar recordatorios. Puedes poner una fecha de vuelta o dejarla abierta.
2. Cuando quieras retomar, toca Reanudar recordatorios. Los envíos que se habían detenido vuelven a la cola, escalonados, para no mandar varios el mismo día.

Con fecha, los envíos pendientes simplemente se corren para después de esa fecha, sin que tú hagas nada más. Sin fecha, quedan marcados como saltados hasta que tú decidas.

Una diferencia que importa si el cliente nace de una lectura

Un cobro que llegó de una factura leída por un modelo, o de una que no coincide con tu NIT, nace pausado esperando que lo revises. Ahí el botón no es "Reanudar recordatorios": es Revisar y activar, la hoja que te deja mirar y corregir los datos del cliente antes de que arranque el cobro.

Ahí hay algo que no es simétrico. Cuando tú tocas "Revisar y activar" en un cliente provisional, eso lo confirma en el mismo movimiento: es la única vez que un humano lo mira antes de que Cobbi le escriba. En cambio, en una pausa común con fecha de vuelta, cuando esa fecha se cumple el barrido automático reanuda el cobro solo, sin que nadie lo mire, así que no confirma nada. Por eso conviene poner fecha de vuelta solo cuando ya confirmaste al cliente: si sigue provisional, una pausa con fecha se reanuda igual, sola, sin que nadie la haya mirado.

En la práctica: una pausa con fecha es para "ya sé qué va a pasar, avísame después"; una pausa sin fecha es para "necesito mirarlo yo antes de que se reactive".

Dar más plazo

Dar más plazo nunca cambia cuánto te debe: eso el producto no lo toca, ni le suma un peso por la demora. Lo único que cambia es cuándo le vuelve a llegar un mensaje.

Si te contesta con una fecha, se ajusta solo

Cuando tu cliente responde por WhatsApp algo como "le pago el viernes", Cobbi lee esa fecha, corre los recordatorios pendientes para después de ese día y le confirma a tu cliente que quedó anotado. Tú no tienes que tocar nada: en la ficha del cobro lo ves como una promesa con su fecha, junto a los mensajes que se movieron por ella.

Si llega esa fecha y no pagó, no se le escribe automáticamente con otro tono ni se le cobra nada extra: queda un recordatorio agendado después, igual que siempre, y de ahí en más es criterio tuyo si le escribes tú.

Si prefieres decidirlo tú

Cuando quieres dar el plazo tú, sin esperar a que te lo pidan por chat, la herramienta es pausar el cobro con una fecha de vuelta: los recordatorios pendientes se corren para después de esa fecha, sin tocar el saldo ni el vencimiento que ve tu cliente.

Ninguna de las dos formas ofrece un plan de cuotas dentro del mensaje: eso solo se conversa si el cliente lo pide, ya dentro de la conversación.

Por qué no se envió un recordatorio

Cuando un recordatorio no sale, queda escrito por qué. Cobbi no lo intenta en silencio ni lo borra: el envío queda marcado y con su motivo al lado.

Míralo en tres pasos

1. Abre el cobro desde Cobros.
2. Mira sus recordatorios: el que no salió aparece saltado, con el motivo en el mismo renglón.
3. Arregla lo que dice el motivo. El siguiente recordatorio del cobro sale solo, a la hora que tengas puesta.

Los nueve motivos que vas a ver

Tu cliente pidió BAJA

Respondió BAJA por WhatsApp y dejamos de escribirle. Es definitivo y no se deshace desde Cobbi. El cobro sigue vivo y le puedes escribir tú por otro medio.

El cobro está en disputa

Alguien lo marcó como "no debe eso". Un cobro en disputa no se agenda ni se le manda nada, y eso es a propósito: primero se aclara, después se cobra. Quítale la disputa y los recordatorios vuelven.

El cliente no tiene celular

Sin un celular válido no hay a dónde escribir. Agrégalo en la ficha del cliente, con indicativo del país.

Se te acabaron los recordatorios del plan

Cada plan trae una cantidad de cobros activos al mes. Cuando se acaban, los recordatorios dejan de salir. Compra un paquete extra o sube de plan. Los recibos y los avisos que te llegan a ti no gastan esa cuota.

El número está pausado

Es nuestro número de WhatsApp el que está en pausa, no tu cuenta. Pasa cuando WhatsApp limita el envío por un rato. No hay nada que hacer de tu lado: el recordatorio se reanuda cuando el número vuelve.

El monto está por debajo de tu mínimo

Tú fijas desde qué monto vale la pena recordar. Todo lo que quede por debajo se salta. Ese mínimo se cambia en Ajustes.

Ya se le escribió mucho esta semana

Hay un tope de mensajes por cliente por semana, dos por defecto. Es lo que separa un recordatorio de un acoso, sobre todo cuando un mismo cliente te debe cinco facturas. Puedes cambiarlo en Ajustes.

El cobro ya no está abierto

Está pagado, anulado, o es un plan de cuotas que ya se cerró. No se recuerda lo que no se debe.

Ningún mensaje llegó a ese teléfono

Salió más de uno y ninguno figura entregado: ese número está mal o tu cliente bloqueó el chat. Los recordatorios que quedan se saltan mientras siga así, para no gastar tu número con todos tus demás clientes. Revisa el celular en la ficha del cliente; si vuelve a recibir, los que quedan salen solos.

Si el motivo no cuadra con lo que ves, revisa qué ve exactamente tu cliente.