Política de privacidad
Este documento explica qué datos maneja Cobbi, para qué, con quién se comparten y qué puedes hacer al respecto. Está escrito para que se entienda, no para cubrirnos.
1. Hay dos tipos de datos, y no son lo mismo
Es la parte más importante y la que casi ninguna política explica bien.
Tus datos. Los de tu negocio y los tuyos como dueño: tu nombre, tu celular, tu correo, tu NIT, cómo usas el producto. De estos nosotros somos los responsables.
Los datos de tus clientes. Nombre, celular, facturas, montos, comprobantes de pago. Estos los cargas tú, y el responsable eres tú. Cobbi actúa como encargado del tratamiento: los procesamos siguiendo tus instrucciones, para prestarte el servicio, y para nada más.
Esa distinción tiene consecuencias concretas:
- Tú respondes por tener una razón legítima para tener esos datos y para escribirle a esas personas.
- Nosotros no usamos los datos de tus clientes para nuestros propios fines, no se los vendemos a nadie y no los cruzamos entre negocios.
- Si un cliente tuyo nos pide sus datos o su eliminación, te lo trasladamos a ti, porque la decisión es tuya. Lo que sí atendemos de inmediato y por nuestra cuenta es la solicitud de no recibir más mensajes.
2. Qué recogemos
De tu cuenta: nombre del negocio, celular verificado, correo, identificación fiscal si la das, país, zona horaria e idioma.
De tu aceptación de estos documentos: la fecha en que aceptaste, la versión que se te mostró, y la dirección IP y el navegador desde los que lo hiciste. Es la constancia de que aceptaste, y sin esos dos últimos datos no se puede sostener.
De tu cartera: los cobros que creas o que llegan por tu buzón de correo, con el nombre y el celular de tu cliente, el monto, el concepto, el vencimiento y la factura electrónica cuando existe.
De los mensajes: el contenido de lo que se envía por WhatsApp y de lo que responden, con su estado de entrega (enviado, entregado, leído, fallido). Esto es el registro de lo que pasó y es parte del producto: sin él no se puede explicar por qué un recordatorio no salió.
De los pagos que registras: montos, fechas, referencias y las imágenes de los comprobantes que tus clientes envían.
De tu suscripción: el identificador de cliente en Stripe y el estado de tu plan. Nunca vemos ni guardamos los datos de tu tarjeta: los maneja Stripe directamente.
De tu uso: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas y eventos dentro de la aplicación, para entender qué funciona y qué no.
3. Para qué los usamos
Para prestarte el servicio: programar y enviar recordatorios, recibir respuestas y comprobantes, conciliar pagos y mostrarte tu cartera. Para cobrarte tu plan y llevar tu consumo. Para darte soporte cuando lo pides. Para mejorar el producto con datos agregados. Y para cumplir obligaciones legales cuando aplique.
No usamos tus datos ni los de tus clientes para publicidad, ni los vendemos.
4. Uso de inteligencia artificial
Cuando tu cliente envía la imagen de un comprobante de pago, esa imagen se procesa con un modelo de inteligencia artificial de un tercero para extraer el monto, la fecha y la referencia. Lo mismo aplica si dictas un cobro por voz.
Dos cosas al respecto:
- Los proveedores que usamos están contratados bajo acuerdos que les prohíben entrenar sus modelos con lo que les enviamos.
- Nunca se manda un comprobante completo sin necesidad: se envía lo mínimo para leerlo.
Si prefieres que los comprobantes de tu cuenta no pasen por un modelo, escríbenos y lo desactivamos. Perderás la conciliación automática, pero podrás registrar los pagos a mano.
5. Con quién se comparten
Solo con los proveedores que hacen falta para que el servicio funcione, y bajo acuerdos que les prohíben usarlos para otra cosa:
- Meta (WhatsApp Business Platform): enviar y recibir los mensajes.
- Amazon Web Services: almacenamiento de archivos y recepción de correo.
- Railway: infraestructura donde corre la aplicación.
- Stripe: cobro de tu suscripción.
- OpenAI, Anthropic: lectura de comprobantes e imágenes.
- PostHog, Sentry: analítica de producto y detección de errores. PostHog además graba cómo se usa la aplicación (clics, desplazamiento, en qué pantalla te detienes) para que veamos dónde se traba el producto. En el panel esa grabación va ciega: los nombres, teléfonos y montos de tus clientes se reemplazan por bloques antes de salir de tu navegador, y nunca llegan a PostHog. Lo que escribes en un campo tampoco se graba, en ninguna pantalla.
- HeyCatch: analítica de uso de la aplicación. Registra páginas vistas, clics y por qué canal llegaste, identificados con el código de tu empresa. No recibe tu nombre, tu correo, tu teléfono ni ningún dato de tus clientes.
- Resend: correo transaccional, como el enlace de acceso.
También compartimos datos si una autoridad competente nos lo exige por un requerimiento válido, o si hace falta para defender un derecho.
No vendemos tu información ni la de tus clientes, a nadie, por ningún motivo.
6. Dónde se guardan
La infraestructura está en Estados Unidos. Si operas desde otro país, tus datos se transfieren allí para poder prestarte el servicio. Al usar Cobbi aceptas esa transferencia. Nuestros proveedores están sujetos a acuerdos que exigen medidas de protección equivalentes.
7. Cuánto tiempo
Mientras tu cuenta esté activa, y después por el tiempo que exija la ley o haga falta para resolver una disputa.
Si cierras tu cuenta, borramos los datos personales de nuestros sistemas de producción en un plazo de 30 días. Las copias de respaldo se sobrescriben en su ciclo normal, que no pasa de 90 días.
El registro de mensajes enviados se conserva aparte durante 24 meses: es la prueba de qué se envió y cuándo, y sirve tanto para ti como para nosotros si alguien reclama.
8. Seguridad
Todo viaja cifrado. Los archivos se guardan en un bucket privado y solo se acceden por enlaces temporales que caducan en cinco minutos. Los teléfonos, los tokens y el contenido de los mensajes nunca se escriben completos en nuestros registros técnicos. El acceso interno a datos de clientes exige segundo factor, queda auditado y se limita a lo necesario para dar soporte.
Ningún sistema es infalible. Si ocurre una brecha que afecte tus datos, te avisaremos.
9. Tus derechos
Puedes pedir acceso a tus datos, corregirlos, pedir que los borremos, oponerte a cierto uso y llevarte una copia en formato legible. Escríbenos y respondemos dentro de los plazos que exija la ley de tu país; si no hay uno, dentro de 30 días.
Si eres cliente de un negocio que usa Cobbi y recibiste un mensaje nuestro: responde BAJA por ese mismo chat y no volveremos a escribirte. Es inmediato y no necesitas hacer nada más. Para acceder, corregir o eliminar tus datos, la solicitud va dirigida al negocio que te cobra, porque es quien decide sobre ellos; si nos escribes a nosotros, se la trasladamos.
En Colombia, el detalle de estos derechos y cómo ejercerlos está en nuestra política de tratamiento de datos.
10. Cookies y analítica
Usamos las cookies necesarias para mantener tu sesión abierta, y herramientas de analítica para saber qué partes del producto se usan. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento entre sitios.
11. Menores de edad
Cobbi es una herramienta de trabajo y no está dirigida a menores de 18 años. No recogemos datos de menores a sabiendas.
12. Cambios
Si cambiamos algo importante te avisaremos por correo o dentro de la aplicación antes de que aplique. La fecha de arriba dice cuándo se actualizó por última vez.
13. Contacto
Para cualquier cosa de privacidad, incluido ejercer tus derechos, escríbenos.